Drei Gründe, warum eine Neuauflage des OZG dringend nötig ist

Bis Dezember 2022 hatten Bund, Länder und Kommunen Zeit, ihre Verwaltungsleistungen im Sinne des Onlinezugangsgesetzes, kurz OZG, zu digitalisieren. Ziel war und ist eine digitale Administration, die mit zeitgemäßen Lösungen dem Bedarf der Bürger entspricht, Behörden entlastet und wertvolle Kapazitäten bei den Sachbearbeitenden in den Behörden freisetzt. Geplant war, insgesamt 575 Verwaltungsleistungen zu digitalisieren. Ein ehrgeiziges und, wie sich herausgestellt hat, sehr sportliches Ziel. Das zeichnete sich bereits Mitte letzten Jahres ab, als sich Bund und Länder einigten, statt 575 nur noch 35 sogenannte „Booster“-Leistungen bis Jahresende mit Priorität umzusetzen. Doch auch dieses Digitalisierungsziel verpassten die Akteure, wenn auch nur knapp: Aktuell sind in Deutschland immerhin 33 Verwaltungsleistungen flächendeckend online verfügbar. Ein verbessertes Update soll deshalb schon dieses Jahr mit dem OZG-Folgegesetz (OZG 2.0) verabschiedet werden. 

Trotz vereinter Aktivitäten von Kommunen und Ländern, digitale, nachhaltige Prozesse zu etablieren, bestehen offenbar massive Probleme, die Ziele des OZG umzusetzen. Die Gründe dafür liegen nach Ansicht von Ari Albertini, Co-CEO der FTAPI Software GmbH, weniger im Unwillen der Beteiligten, sondern im OZG selbst:

1. Schwammige Vorgaben führten zu Software-Wildwuchs
   Die Beteiligten unterschätzten bei der Digitalisierung der Verwaltung schlichtweg die Heterogenität der vorhandenen Systemlandschaften. In den Behörden gab und gibt es stellenweise sehr große Unterschiede in den technischen Grundgegebenheiten oder beim fachlichen Know-how der Verwaltungsmitarbeitenden. Mit dem Inkrafttreten des OZG hat der Bund es verpasst, einheitliche Standards und Richtlinien vorzugeben, die alle Administrationen gleichermaßen umsetzen müssen. Genau das aber wäre eine wichtige Voraussetzung gewesen. Durch das Fehlen standardisierter Schnittstellen und einheitlicher Strukturen fehlt nun die Basis, um die komplexen Systemlandschaften der einzelnen Behörden sinnvoll miteinander zu verbinden.
2. IT-Sicherheit wurde nicht von Anfang an mitgedacht
   Behörden und öffentliche Administrationen sind immer wieder Ziele von Cyberangriffen, wie beispielsweise die Stadt Postdam Ende des Jahres 2022 (Link: https://www.potsdam.de/2-umfangreiche-sicherheits-tests-nach-praeventiver-abschaltung-der-internetverbindungen). Dennoch schenkten die Zuständigen dem Thema IT-Sicherheit im OZG kaum Aufmerksamkeit. Zwar sind seit der EU-DSGVO insbesondere personenbezogene Daten entsprechend zu schützen. Für den datenschutzkonformen Austausch von Daten wurden jedoch keine einheitlichen Vorgaben definiert. Das verwundert, stellt doch der ungesicherte, unverschlüsselte Austausch von Informationen nicht nur einen Verstoß gegen die DSGVO dar, sondern ist darüber hinaus noch eines der größten Einfallstore für Cyberangriffe. Hier besteht dringender Nachholbedarf.
   Einen Lichtblick in puncto Sicherheit enthält der aktuelle Neuentwurf des OZG 2.0 bereits: Er schafft die gesetzliche Grundlage für eine flächendeckende und einheitliche elektronische Signatur. Das bedeutet nicht nur ein Mehr an Sicherheit, sondern macht es einfacher, Prozesse durchgehend zu digitalisieren. Denn dafür stellt eine notwendige manuelle Unterschrift noch einen großen Hemmschuh dar.
3. Nur zur Hälfte digitalisierte Prozesse schöpfen Potenziale der Digitalisierung nicht aus
   Die Erforderlichkeit physischer Unterschriften ist jedoch nur einer von vielen Gründen, warum digitale Prozesse häufig nicht durchgängig implementiert sind. Um die Ziele des OZG so schnell und effizient wie möglich umzusetzen, führten viele Behörden Online-Formulare ein. Diese ermöglichen es zwar, Anträge einfach und unkompliziert digital einzureichen. In der Folge bearbeiten die Behörden diese aber weiterhin analog. Die vorhandenen Potenziale der Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen bleiben also nach wie vor ungenutzt. Mit einer erfolgreichen digitalen Transformation der Verwaltung hat das nur wenig zu tun.

Ziel sollten komplett digitalisierte Abläufe sein, in der alle Prozesse durchgängig online verfügbar sind. Nicht nur sollten diese die Daten und Informationen digital erfassen. Auch die anschließenden Daten-Workflows und Prozesse sollten vollständig automatisiert sein. Behörden umgehen erst damit die gängigen, analogen  Fehlerquellen, entlasten ihre Mitarbeitenden und sparen Zeit und Geld.

Eine weitere Lücke in der Behördenkommunikation ließe sich durch einen digitalen Rückkanal schließen, den bereits das OZG 1.0 forderte. Zukünftig sollen Bürger Bescheide oder Informationen der Behörde zu einem Antrag nicht mehr per Post, sondern auf elektronischem Weg erhalten. Vorgesehen ist ein Postfach, das an das Nutzerkonto des jeweiligen Onlineservices angeschlossen ist. Stellt jemand einen Antrag, wird automatisiert ein Kommunikationskanal eröffnet, über den Antragssteller Informationen, die sich auf ihren Antrag beziehen, direkt mit der Behörde austauschen oder Rückfragen stellen können. Bürger verfügen mit dem Rückkanal über einen individuellen und sicheren Kommunikationskanal, der es den Sachbearbeitenden erleichtert, Anfragen korrekt zuzuordnen und Fehler zu vermeiden, wenn Abläufe Informationen einem falschen Antrag zuweisen. Nach dem erfolgreichen Abschluss des Antrags lässt sich der Kanal schließen.

Die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung wird aber auch mit dem OZG 2.0 keine Aufgabe werden, die zu einem Stichtag abgeschlossen sein wird. Wie schleppend die Administrationen das alte OZG umsetzten, hat bereits zur Genüge gezeigt, dass für eine flächendeckende Digitalisierung und wirklich digitalisierte und funktionierende Dienste für Bürger klare technische und rechtliche Vorgaben notwendig sind. Weniger, um Behörden Druck zu machen oder sie in der Umsetzung einzuschränken, sondern um eine Infrastruktur zu schaffen, die es Bürgern ermöglicht, Verwaltungsleistungen digital abzurufen und unnötige Behördengänge zu vermeiden. Genau das zeichnet aber eine innovative digitale Verwaltung aus.

Autor: Ari Albertini, Co-CEO bei der FTAPI Software GmbH