Die digitale Transformation im Unternehmen meistern

Die digitale Unternehmenstransformation sollte eine fortlaufende Reise sein, im Mittelpunkt aller Prioritäten stehen und für die nächsten Jahre das Geschehen im Unternehmen beherrschen. Jede Führungskraft weiß, dass die digitale Transformation ein enormes Unterfangen ist, das mit verschiedenen Hindernissen verbunden ist. Das gilt vor allem dann, wenn die Mitarbeiter den Change nicht verstehen, sich nicht damit identifizieren, Angst davor haben oder sich abgehängt fühlen. Unternehmen, die mit der Transformation den Grundstein für den Erfolg legen wollen, positionieren sich und ihre Mitarbeiter, so dass sie auch in Zukunft wachsen und gedeihen können.

Viele IT- und Geschäftsleitungsteams erkannten mit Beginn der Pandemie, dass sich einige der Schritte auszahlten, die sie bereits zur Modernisierung ihrer IT-Infrastruktur unternommen hatten, ehe die Krise kam. Denn sie waren schon in die Cloud gewechselt, hatten in Daten- und Analysefunktionen investiert und die Sicherheit in einem sich entwickelnden Technologie-Ökosystem gestärkt. Die Pandemie war gleichzeitig eine Zeit des Experimentierens und Lernens. Nun aber ist für Unternehmen die Zeit gekommen, herauszufinden, welche digitalen Initiativen sie zukünftig weiterführen und wie sie ihre Vorteile maximieren. Die große Frage der CEOs lautet: ‚Wie stellen wir sicher, dass wir die guten Seiten der digitalen Welt erhalten und gleichzeitig zu den guten Dingen zurückkehren, die wir in der physischen Welt hatten?“ Es geht dabei um vier zentrale Ziele: Steigerung des Umsatzwachstums, Kostensenkung, die Verbesserung der Mitarbeitererlebnisse und der Kundenzufriedenheit.

Viele Unternehmen scheitern bei der Umsetzung der Veränderungsziele

Jede digitale Veränderung ist erst dann erfolgreich, wenn die Belegschaft des Unternehmens mitzieht. Talentierte Mitarbeiter arbeiten gerne in digital versierten Unternehmen. Darüber hinaus hängen zufriedene Kunden von zufriedenen Mitarbeitern ab. In einer 2022 von Tech Mahindra und Harvard Business Review Analytic Services veröffentlichten Umfrage unter 294 Führungskräften der Wirtschaft gaben 79 % der Befragten an, dass die Pandemie die digitalen Bemühungen ihrer Unternehmen beschleunigt hat, wobei 42 % sagten, dass sie stark beschleunigt wurden. Neben der Steigerung der Produktivität und Effizienz der Abläufe wurden von den Befragten vor allem bessere Datenanalysen zur Aufdeckung von Geschäfts-/Betriebserkenntnissen (48 %), die Erhöhung der geschäftlichen Agilität (47 %) und die Verbesserung der Kundenzufriedenheit (45 %) genannt. 63 % der befragten Unternehmensleiter antworteten auf die Frage nach den Zielen der digitalen Transformation ihres Unternehmens konkret die Verbesserung der Effizienz und Produktivität der Betriebsabläufe. Aber nur 54 % gaben an, dass sie in diesem Bereich wirklich Fortschritte erzielt haben.

Ein übergreifender Grund für diese Diskrepanz könnte darin liegen, dass die Unternehmen Schwierigkeiten haben, die Veränderungsprozesse gut zu managen. Die Herausforderungen sind nur teilweise digitaler Natur, wie zum Beispiel die Integration neuer und alter Technologien. Die meisten drehen sich um die Probleme des Veränderungsmanagements, zum Beispiel konkurrierende Prioritäten und die schlechte Einbindung der Mitarbeiter in die Transformationsprojekte. Führungskräfte, die eine digitale Umstrukturierung leiten, brauchen sich keine völlig neuen Fähigkeiten anzueignen, die zu den Mitarbeitern und deren künftigen Arbeitsweise passt. Vielmehr konzentrieren sie sich besser darauf, die Kernelemente eines Veränderungsvorhabens richtig zu gestalten: eine klare Vision, nachvollziehbare Ziele, Identifikation der wichtigsten Herausforderungen, effektive Lösungen für akute Probleme, die richtige Führung und die richtige Strategie bei Technologie und Cybersicherheit.

Talent und Arbeitsweise neu bewerten

Um den vollen Nutzen aus der digitalen Transformation zu ziehen, überwinden Unternehmen die Hindernisse, die sie daran hindern, ihre Ziele zu erreichen. Das sind vor allem konkurrierende Prioritäten innerhalb des Unternehmens. Denn wenn die Abteilungen und Funktionen nicht auf die gleichen Ziele hinarbeiten, ist es für das Unternehmen schwer, Fortschritte zu erzielen. Sie haben eine kommerzielle Roadmap, die nicht mit der technologischen Roadmap übereinstimmt, die wiederum nicht mit der personellen Roadmap übereinstimmt.

Die Führungskräfte binden die Mitarbeiter konsequent in die Veränderungsanstrengungen ein und führen eine Orchestrierung der vielen beweglichen Teile der Transformation durch. Die Bildung von Teams, in denen Mitarbeiter aus verschiedenen Funktionen Seite an Seite arbeiten, hilft Unternehmen, agiler und reaktionsschneller zu arbeiten. Zudem brauchen Unternehmen Mitarbeiter mit digitalen Fähigkeiten und eine robuste digitale Infrastruktur für die digital versierten Mitarbeiter.

Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass Führungskräfte die Digitalisierung als etwas betrachten, das sie zu den bereits bestehenden Aktivitäten hinzufügen können, anstatt sie umfassend in alle Bereiche des Unternehmens einzubinden. Diese Denkweise führt dazu, dass digitale Initiativen vom Rest des Unternehmens isoliert sind. Es gibt keine Leitung durch die C-Ebene, die die Initiativen fördern und priorisieren. Vielmehr ist dann eine niedrigere Ebene aktiv, der es an den entsprechenden Fähigkeiten mangelt. Diese Art von Fehltritten verschärft auch das Problem konkurrierender Prioritäten, was die gesamte Transformation untergräbt.

Personas helfen bei der Mitarbeiterkommunikation

Um das gesamte Unternehmen für die Umstellung zu gewinnen, ist die Entwicklung von Personas verschiedener Mitarbeitertypen, die auf deren Interessen, Prioritäten und wahrscheinlichen Anliegen und Fragen basieren, ein interessanter Weg. Führungskräfte nutzen diese Personas, um die Kommunikation mit den Mitarbeitern zu modellieren. Das ist besonders in Situationen nützlich, in denen die Mitarbeiter zum Beispiel befürchten, dass die digitale Transformation ihre Arbeit überflüssig macht. Jemand, der seit 20 Jahren im Unternehmen ist und keine Erfahrung mit Technologie hat, braucht eine andere Art der Kommunikation als jemand, der gerade von der Universität kommt oder Informatik studiert hat. Ein Team aus Führungskräften und Mitarbeitern der unteren Ebenen erstellen die Mitarbeiter-Personas, damit alle auf die Sichtweisen und Erfahrungen zurückgreifen können.

Mit der Einrichtung von Change-Management-Teams wird die Umstellung überwacht und vorangetrieben. Ein spezielles Team unterstützt alles: von der Entwicklung von Mitarbeiter-Personas über die interne Vermarktung der Umstellung bis hin zur Unterstützung der Mitarbeiter beim Erlernen neuer Fähigkeiten. Interne Teams fungieren als Change Agents, das sind Mitarbeiter, die in den Fähigkeiten geschult werden, die das Unternehmen allen Mitarbeitern vermitteln möchte, wie zum Beispiel die Nutzung von Analyse- und Automatisierungstools und agiles Arbeiten. Die Change Agents erhalten neun Monate lang einmal pro Woche im Rahmen eines Digital Accelerators eine Schulung und sind dafür verantwortlich, ihr neues Wissen an ihre Kollegen und Teams weiterzugeben. Dieser Ansatz trägt dazu bei, Mitarbeiter zu halten und neue zu gewinnen.

CEO, CFO und Leiter Personal ziehen an einem Strang

Auch wenn nicht alle Führungskräfte direkt in das Veränderungsmanagementteam eingebunden sind, ist es von entscheidender Bedeutung, dass der CEO, der CFO und der Leiter der Personalabteilung an einem Strang ziehen. Der CEO und der Leiter der Personalabteilung stellen sicher, dass das Unternehmen über die erforderlichen Mitarbeiter verfügt. Das umfasst Aufgaben wie Weiterqualifizierung, ein Überdenken der Anreize für die Mitarbeiter und der Art und Weise ihrer Zusammenarbeit. Gleichzeitig sorgt der CFO für die Finanzierung der digitalen Initiativen. Außerdem haben viele Aspekte der digitalen Transformation mit Technologie zu tun. Daher stellen die Führungskräfte sicher, dass der Chief Information Officer (CIO) oder der Technologiebeauftragte vom ersten Tag an mit an Bord ist.

Neue Ansätze für die Zusammenarbeit und die Art und Weise, wie Menschen rollenübergreifend arbeiten, sind bei der digitalen Transformation besonders wichtig. Unternehmen, die hier keine großen Fortschritte gemacht haben, können befürchten, dass sie Talente an die Konkurrenz verlieren. Doch sollte nicht passieren, wenn Unternehmen ein starkes digitales Umfeld schaffen, das den Mitarbeitern hilft, sich zu den Fachleuten zu entwickeln, die sie sein wollen. Die Führungskräfte konzentrieren sich darauf, den Mitarbeitern zu helfen, ihre Karriere aufzubauen, neue Fähigkeiten zu erlernen und Kunden exzellent zu bedienen. Diese Art von Führungskraft lenkt die technologischen Bemühungen des Unternehmens in die richtige Richtung und sorgt dafür, dass die digitale Transformation im Unternehmen ein Erfolg wird.

Autor: Kunahl Purohit, Chief Digital Services Officer bei Tech Mahindra