Ist das steuerrelevant oder kann das weg?

E-Mail-Archivierung und Aufbewahrungsfristen + Seit diesem Jahr gelten für bestimmte Dokumente neue Aufbewahrungsfristen. Philipp Inger, Lead Brand Content Writer bei MailStore, verrät, was sich geändert hat und welche Rolle E-Mail-Archivierung dabei spielt.

Bislang mussten Unternehmen ihre Geschäftsunterlagen für sechs oder zehn Jahre aufbewahren. Seit dem 1. Januar dieses Jahres gibt es eine neue Aufbewahrungsfrist: Unter anderem Buchungsbelege und Quittungen sind nun für acht Jahre aufzubewahren. Ziel der Änderung ist es, Unternehmen in bürokratischer Hinsicht zu entlasten und den Aufwand in der Buchhaltung zu senken (Bürokratieentlastungsgesetz IV).

Für andere geschäftskritische, steuerlich relevante Dokumente wie Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse oder empfangene Handels- und Geschäftsbriefe gelten weiterhin die Zehn- bzw. Sechsjahresfrist. Die Fristen beginnen weiterhin erst mit Abschluss des Kalenderjahres.

Glasklare Regelungen in Sachen Aufbewahrungspflicht

In Deutschland richten sich die Aufbewahrungsfristen nach den Regelungen der Abgabenordnung (§ 147 Abs. 3, 4) sowie des Handelsgesetzbuches (§ 257 Abs. 4, 5). Dabei spielt es keine Rolle, ob Korrespondenzen und andere steuerlich relevante Unterlagen den normalen oder den elektronischen Postweg genommen haben. Mittlerweile ist es üblich, dass geschäftskritische Inhalte per E-Mail versendet und empfangen werden. Natürlich sind diese ebenfalls aufbewahrungspflichtig – einschließlich ihrer Anhänge, sofern die E-Mail-Inhalte ohne sie unvollständig oder unverständlich sind.

Die konkreten Bestimmungen dazu regeln hierzulande die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz: GoBD. Demnach sind alle steuerpflichtigen Unternehmen, Selbständigen und Freiberufler dazu verpflichtet, die jeweiligen Daten vollständig, revisionssicher und über den gesetzlich festgelegten Zeitraum hinweg aufzubewahren. Außerdem müssen sie für Personen dauerhaft zugänglich sein.

E-Mail-Archivierung unterstützt bei Frist-Compliance

Eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung kann dabei helfen, die Aufbewahrungsfristen für steuerrelevante Inhalte in E-Mails zu erfüllen. Dafür legt sie von allen aus- und eingehenden E-Mails – einschließlich Anhänge – Kopien an und speichert sie in einem externen, zusätzlich abgesicherten Archiv ab. Eine wichtige Voraussetzung gibt es: In der Software sollten Admins individuelle Aufbewahrungsrichtlinien konfigurieren sowie definieren und steuern können, wie lange welche Arten von E-Mails archiviert werden.

Sobald die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und eingehalten wurden, dürfen Unternehmen die betroffenen Dokumente richtlinienkonform vernichten. Digitale Unterlagen müssen unwiderruflich gelöscht werden – das Verschieben in den Papierkorb auf dem Desktop reicht dafür nicht aus. Stattdessen braucht es eine Software, die solche Daten unwiederbringlich entfernt oder bestimmte Speicherbereiche endgültig überschreibt. Über die entsprechenden Funktionen können Admins innerhalb der E-Mail-Archivierungslösung zusätzlich festlegen, ob und wann E-Mails automatisch und dauerhaft aus dem Archiv gelöscht werden. Befinden sich die Inhalte auf einem (externen) physischen Datenträger, wie ein USB-Stick oder eine Festplatte, müssen Unternehmen diese gesondert zerstören oder mithilfe von Spezialisten „bereinigen“ lassen.

Die Liste an Vorteilen geht sogar über die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung geschäftskritischer E-Mail-Daten hinaus. So schützt eine professionelle E-Mail-Archivierung zum Beispiel vor Datenverlust im Falle einer verheerenden Störung oder eines Cyber-Angriffs, optimiert die Server-Entlastung und fördert die eigenständige Wiederherstellung archivierter E-Mail-Daten, ohne das IT-Team hinzuziehen zu müssen.

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