Wie HR die Mitarbeiter in einem schwierigen Umfeld zufriedenstellen kann

Es ist längst kein Geheimnis mehr, dass die große Resignation nun auch die IT-Branche erreicht hat, in der es bereits zuvor einen Mangel an geschulten Mitarbeitern gab. Die Teams sind unterbesetzt und hinsichtlich der immer größeren Zahl von Bedrohungen und Herausforderungen in der Cybersicherheit – wie beispielsweise raffinierten Ransomwareattacken – auch überfordert.

Erst kürzlich fand eine Studie von Cybersicherheitsexperte Deep Instinct heraus, dass rund die Hälfte der Befragten (46 Prozent global, 52 Prozent in Deutschland) das Gefühl haben, dass der Stress in den letzten 12 Monaten für sie messbar zugenommen hat.

Dieses erhöhte Stresslevel hat aber nicht nur negative Auswirkungen auf die Arbeitskultur und die mentale Gesundheit, sondern führt letztlich auch dazu, dass einige der Cybersicherheits-Fachleute zunehmend mit dem Gedanken spielen zu kündigen und sich eine neue Branche zu suchen. 45 Prozent gaben insgesamt zu, dass sie mindestens ein- oder zweimal überlegt haben, die Branche zu verlassen. Bei deutschen Unternehmen waren es 43 Prozent. Eine Entwicklung, der man jetzt entgegenwirken sollte – insbesondere, weil immer dünner besetzte IT Teams letztlich auch ein großes Risiko für die Unternehmen birgt.

Ein Blick auf die HR-Seite der Dinge

Die technischen Aufgaben und der Workload spielen bei dem Stressfaktor eine große Rolle – aber vielleicht sollte man in einer Zeit der Telearbeit und der Multi-Tasking-Anforderungen auch andere Aspekte bedenken, die das Leben der Mitarbeiter stressfreier machen können. Beispielsweise gibt es genug Firmen, die eine Kultur der ‘Meetings im Übermaß’ fahren.

Neben der Tatsache, dass diese Meetings Zeit kosten, die sonst auf wichtigere To-Dos verwendet werden könnte, sind sie oftmals auch nicht besonders effizient. Aufgaben werden somit oft auch bis zur nächsten Besprechung aufgeschoben.

TheSoul Publishing, ein weltweit renommiertes Studio für digitale Inhalte, hat sich schon vor Jahren Gedanken gemacht, wie man diesem Problem entgegenwirken kann, um seine Mitarbeiter zu entlasten.

Das asynchrone Kommunikationsmodell

Als Unternehmen, das überwiegend remote arbeitet, mit einem globalen Team von über 2.700 Mitarbeitern in 70 Ländern, agieren die Mitarbeiter von TheSoul Publishing fast ohne Meetings und ohne interne E-Mails miteinander und kommunizieren stattdessen asynchron.

“Wir haben einen Prozess entwickelt, der eine Kommunikation über Zeitzonen hinweg ermöglicht und bei dem nicht alle gleichzeitig an ihrem Arbeitsplatz sein müssen. Nämlich das asynchrone Kommunikationsmodell. Mitarbeiter arbeiten am besten ohne einen erzwungenen Zeitplan – und sind am produktivsten, wenn sie mit Kollegen in Kontakt treten können, wann immer sie wollen und müssen – und genau das haben wir umgesetzt.”, erklärt Patrik Wilkens, VP, Operations bei TheSoul Publishing.

„Anstatt Besprechungen für das Projektmanagement einzurichten, werden Unternehmen mehr Erfolg und zufriedenere Mitarbeiter haben, wenn sie auf asynchrone Kommunikation setzen, die es den Mitarbeitern ermöglicht, in ihrem eigenen Tempo zu korrespondieren und zusammenzuarbeiten – und sich dabei am Gesamtzeitplan des Projekts orientiert. Regelmäßige Meetings sind nicht erforderlich, und es wird auch nicht erwartet, dass auf Nachrichten und Aufgaben sofort reagiert wird. Bei TheSoul verwenden wir Projektmanagement-Tools, um alle unsere Projekte asynchron zu verwalten, und für die alltägliche Kommunikation nutzen wir Chat-Anwendungen. Diese werden durch unsere eigene interne Wikipedia-ähnliche Quelle für Unternehmensinformationen und Dokumentation unterstützt. Jedes Tool dient einem bestimmten Zweck, und der richtige Einsatz hat uns wirklich geholfen, die Effizienz in allen Bereichen zu steigern.” so Wilkens weiter.

Die Vorteile davon Besprechungen abzuschaffen

Die Vorteile der Abschaffung von Besprechungen sind zahlreich. Eines der wichtigsten Ergebnisse ist die Steigerung von Effizienz und Produktivität, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass die Mitarbeiter ihre Zeit damit verbringen können, was sie am besten können, anstatt sich mit einem Prozess zu befassen, der wenig Mehrwert bringt und den täglichen Stress erhöht.

„Eine drastische Verringerung der Zahl der Sitzungen kann den Unternehmen auch helfen, eine bessere Kultur zu fördern. Arbeitsplatzkulturen sind nicht auf Sitzungen angewiesen; vielmehr kann die Arbeitsplatzkultur um diese Richtlinie herum aufgebaut werden und auf andere Weise gedeihen. Es ist von großem Wert, die Kultur offen und direkt an die Mitarbeiter zu kommunizieren“, sagt Wilkens. „Bei TheSoul Publishing zum Beispiel zeigen wir Videos, um Meilensteine zu feiern, und tun dies auch weiterhin während des gesamten Lebenszyklus unserer Mitarbeiter. Wir konzentrieren uns auch darauf, virtuelle oder persönliche Erlebnisse zu schaffen, bei denen sich die Mitarbeiter außerhalb der Arbeit engagieren können. Das bringt die Menschen zusammen.“

Eine No-Meetings-Richtlinie für den Arbeitsplatz?

Was bedeutet das für andere Organisationen? Viele digitale Unternehmen können davon profitieren, dass sie die richtige Struktur haben, um eine starke, positive Unternehmenskultur zu pflegen. Allerdings können Führungskräfte nicht einfach über Nacht einen Schalter umlegen, sondern müssen zunächst transparente und asynchrone Kommunikationsprozesse in ihren Organisationen etablieren. „Es reicht nicht aus, einfach nur Meetings abzusagen – Unternehmen müssen auch interne E-Mails abschaffen, ein Projektmanagement auf Teamebene einrichten und eine Kultur schaffen, in der diese Vorgehensweise klar geteilt wird. Erst wenn diese Schritte erfolgreich umgesetzt sind, können die Unternehmen erwarten, dass ihre „No-Meetings“-Politik zu positiven Ergebnissen führt“, sagt Wilkens.

Ist wirklich alles Gold, was glänzt? 

Obwohl von Treffen abgeraten wird, bestätigen Ausnahmen die Regel – auch bei TheSoul Publishing. In ganz besonderen Fällen sind Besprechungen erlaubt (und auch notwendig).

„Dafür gibt es aber ein festgelegtes Protokoll“, erklärt Wilkens weiter, „zunächst muss der betreffende Mitarbeiter versucht haben, das Problem mit Hilfe der verfügbaren Tools zu lösen. Wenn das nicht klappt, muss mindestens 24 Stunden vorher eine Einladung mit einer Tagesordnung verschickt werden. Wichtig ist auch, dass nur die Personen eingeladen werden, die unbedingt anwesend sein müssen.

Die Standardanforderung ist eine Begrenzung auf zwei Personen und eine maximale Dauer von 30 Minuten. Anschließend muss der Inhalt auf der Projektmanagement-Plattform veröffentlicht werden. Das hört sich zunächst sehr kompliziert an, aber die Idee dahinter ist, dass die Mitarbeiter motiviert werden, Dinge ohne ein Meeting zu lösen und somit in der Folge die Gesamteffizienz zu steigern

Zurück zum Anfang…

Die Umsetzung erfolgt vielleicht nicht von heute auf morgen, aber Unternehmen sollten sich verstärkt mit Lösungen befassen, die ihre Teams entlasten – insbesondere gestresste IT-Sicherheitsbeauftragte. Die Einführung von Richtlinien für asynchrone Kommunikation, besonders von Richtlinien für den Verzicht auf Meetings, kann Unternehmen helfen, ihre geschätzten Mitarbeiter zu halten und gleichzeitig talentierte neue Mitarbeiter zu gewinnen. Auch auf persönlicher Ebene wäre dies eine nützliche Ergänzung zu den technischen Tools, die die Aufgaben der CISOs und CIOs dieser Welt vereinfachen oder automatisieren.

Autor: Redaktion all-about-security