Reguliert und abgesichert: Wie Backup-Systeme FINRA- und SEC-Compliance erleichtern

12. Mai 2025

Finanzinstitute sind in einem streng regulierten Umfeld tätig und müssen strenge Standards für die Aufbewahrung, Zugänglichkeit und Integrität von Daten einhalten. Die US-Börsenaufsichtsbehörde SEC (Securities and Exchange Commission) und die Finanzaufsichtsbehörde FINRA (Financial Industry Regulatory Authority) erlegen den Finanzinstituten spezifische Verpflichtungen hinsichtlich der Erstellung, Speicherung und Aufbewahrung von Unterlagen auf.

Angesichts der sich weiterentwickelnden regulatorischen Anforderungen und der strengeren Durchsetzung müssen Unternehmen prüfen, ob ihre Tools für Datensicherung und -archivierung diese Anforderungen erfüllen. Von Unveränderbarkeit und Aufbewahrungskontrolle bis hin zu Audit-Bereitschaft und geografischer Flexibilität – die richtigen Funktionen können dazu beitragen, Compliance-Risiken zu reduzieren und die Geschäftskontinuität zu gewährleisten.

Im Folgenden geben wir einen kurzen Überblick über die wichtigsten Anforderungen der SEC-Regel 17a-4 und der FINRA (Regel 4511 und Regel 4370), gefolgt von den Funktionen, die Unternehmen bei der Auswahl einer SaaS-Backup– und Archivierungslösung berücksichtigen sollten, um sie auf ihrem Weg zur Compliance bestmöglich zu unterstützen.

Erfüllung der SEC-Vorschrift 17a-4 durch sichere, zugängliche Datenspeicherung

Die SEC-Vorschrift 17a-4 regelt, wie Broker-Dealer elektronische Aufzeichnungen aufbewahren und vorlegen müssen. Die Vorschrift enthält spezifische Anforderungen, darunter:

• Aufbewahrung von Aufzeichnungen für festgelegte Zeiträume (oft bis zu sechs Jahre)
• Speicherung von Aufzeichnungen in einem nicht überschreibbaren, nicht löschbaren Format
• Sicherstellung, dass Aufzeichnungen indexiert und für die Suche leicht zugänglich sind
• Sofortige Bereitstellung vollständiger, lesbarer und wahrheitsgetreuer Kopien auf Anfrage
• Aufbewahrung von Aufzeichnungen an bestimmten Orten oder an Orten, die von diesen aus zugänglich sind, einschließlich der Vereinigten Staaten

Um diesen Verpflichtungen nachzukommen, sollten Unternehmen Backup- und Archivierungsplattformen suchen, die Folgendes bieten:

• Anpassbare Aufbewahrungsrichtlinien, die mehrjährige Aufbewahrungsanforderungen unterstützen
• Permanent unveränderliche Speicherung, um eine Änderung oder Löschung von Aufzeichnungen nach der Erfassung zu verhindern
• Indizierungs- und erweiterte Suchfunktionen, um das zeitnahe Auffinden von Aufzeichnungen zu erleichtern
• Optionen für die Speicherung geografischer Daten, einschließlich Speicherung in den USA, um standortspezifische Vorschriften zu erfüllen
• Laufende Datenüberprüfung, um die Integrität und Audit-Bereitschaft über einen längeren Zeitraum sicherzustellen

Diese Funktionen bilden die Grundlage einer Strategie zur Datenaufbewahrung, die sowohl die Compliance als auch die betriebliche Effizienz unterstützt.

Erfüllung der FINRA-Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen durch Backup- und Kontinuitätsplanung

Die FINRA-Regel 4511 sowie zugehörige Leitlinien wie die FINRA-Regel 4370 legen die Pflichten von Unternehmen zur Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen, zur Gewährleistung der Zugänglichkeit und zur Aufrechterhaltung formeller Kontinuitätsverfahren fest.

Zu den wichtigsten Schwerpunkten gehören:

• Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen gemäß den Vorschriften der SEC und der FINRA
• Aufbewahrung von Unterlagen in einem Format, das die Genauigkeit und Integrität gewährleistet
• Sicherstellung, dass Unterlagen für Audits oder Überprüfungen leicht zugänglich sind
• Aufrechterhaltung eines schriftlichen Geschäftskontinuitätsplans, einschließlich Datensicherung und -wiederherstellung
• Durchführung einer Due-Diligence-Prüfung bei der Nutzung von Aufbewahrungsdiensten durch Dritte

Um die Einhaltung des FINRA-Rahmenwerks für die Aufbewahrung von Unterlagen bestmöglich zu unterstützen, sollten Sie prüfen, ob Ihre Backup- und Wiederherstellungslösung Folgendes bietet:

• Unveränderliche, auditfähige Backups, die die Integrität der Unterlagen gewährleisten
• Automatisierte und sichere Erfassung von Daten aus zentralen SaaS-Plattformen und Geschäftssystemen
• Zuverlässige Such- und Wiederherstellungsfunktionen zur Einhaltung gesetzlicher Fristen
• Geschäftskontinuität und Disaster Recovery, um den Zugriff auf Aufzeichnungen auch bei Ausfällen aufrechtzuerhalten
• Unterstützung für die Einhaltung von Aufbewahrungspflichten durch Dritte, einschließlich Dokumentation und Prüfpfaden für die Überwachung von Anbietern

Diese Funktionen helfen Ihnen, sowohl die technischen als auch die verfahrenstechnischen Anforderungen der FINRA zu erfüllen und gleichzeitig die Ausfallsicherheit Ihrer gesamten Dateninfrastruktur zu verbessern.

Ein tieferer Einblick in die regulatorische Angleichung

Sowohl die SEC-Vorschrift 17a-4 als auch die FINRA-Vorschrift 4511 legen einen klaren Schwerpunkt auf die sichere, langfristige und überprüfbare Aufbewahrung elektronischer Datensätze. Die Einhaltung der Vorschriften hängt zwar letztendlich von den Richtlinien und der Governance eines Unternehmens ab, doch spielt Technologie dabei eine wichtige unterstützende Rolle.

Auch wenn Sie nicht diesen spezifischen Vorschriften unterliegen, haben Sie wahrscheinlich ähnliche Anforderungen in Ihrem Unternehmen. Es ist wichtig zu verstehen, wie moderne SaaS-Backup- und Archivierungsfunktionen Ihnen helfen, sowohl geschäftliche als auch regulatorische Anforderungen zu erfüllen.

Eine detaillierte Übersicht darüber, wie Keepit die Anforderungen der SEC und FINRA erfüllt, finden Sie in unserem Factsheet.

Quelle: Keepit-Blog

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Michael Heuer, Area VP Central Europe / DACH (LinkedIn)

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