Fünf weit verbreitete Irrtümer über elektronische Signaturen aufgedeckt

Seit vielen Jahren findet in den Bereichen Finanzdienstleistungen und Versicherungen eine Transformation hin zu immer mehr Fernabsatzverträgen statt. Durch das Aufkommen von Direktbanken und dem damit einhergehenden zunehmenden Bedeutungsverlust der klassischen Bankfiliale bevorzugen Kunden Banken, die Online-Banking sowie Kunden-Support per Hotline oder online anbieten. Es überrascht nicht, dass mit dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie der Fernabsatz im Internet und die Nutzung von online-Dienstleistungen zunahm. Denn so konnte der fortgesetzte Zugang zu wichtigen Finanz- und Versicherungsprodukten sichergestellt werden.

Da die Technologie der elektronischen Signatur Fernabsatzverträge im Internet vereinfacht, hat sie im vergangenen Jahr eine Schlüsselrolle gespielt, als es darum ging, die Geschäftskontinuität trotz Pandemie-Bedingungen zu gewährleisten. Für viele Unternehmen ist diese Technologie zu einem Rettungsanker geworden, um Geschäftsprozesse und Finanztransaktionen auch in diesen herausfordernden Zeiten reiungslos und rechtssicher abzuwickeln.

Der Sektor wird voraussichtlich auch nach der Pandemie exponentiell wachsen, da die Kunden zunehmend hybride Modelle bevorzugen und immer mehr Branchen und Unternehmen auf digitale Dienstleistungen und digitale Verträge umstellen. Im letzten Jahr ist die Verwendung der elektronischen Signatur zu einem wichtigen Bestandteil von Verbrauchertransaktionen auf der ganzen Welt geworden. Deshalb haben auch Finanzinstitute den Einsatz von Technologien rund um die elektronische Signatur verstärkt.

Unternehmen und Verbraucher haben, gerade im vergangenen Jahr, zunehmend den Vorteil von digitalen Produkten und Dienstleistungen erkannt und sind im Umgang mit ihnen vertrauter geworden. Elektronische Signaturen werden mit Sicherheit auch nach der Pandemie in den unterschiedlichsten Bereichen eine wichtige Rolle spielen. Obwohl elektronische Signaturen rechtlich genauso bindend sind wie herkömmliche Unterschriften auf Papier, halten sich ihnen gegenüber leider immer noch einige hartnäckige Fehleinschätzungen. Deshalb möchten wir mit fünf verbreiteten Irrtümern rund um den Einsatz von elektronische Signaturen in Deutschland und der Europäischen Union aufräumen.

Irrtum Nr. 1: Elektronische Signaturen sind nicht rechtsgültig

Falsch. Elektronische Signaturen und digitale Dokumente sind genauso zulässig wie Unterschriften auf Papier und gedruckte Dokumente. Dies wurde mit der EU-Verordnung von 2014 zur „elektronischen Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen“ (kurz eIDAS) sichergestellt. Dass es in den EU-Ländern seit 2017 Vorschrift ist, die nationalen elektronischen Identifizierungslösungen gegenseitig anzuerkennen, sorgt für ihre umfassende und einheitliche Geltung. In Deutschland ist dies konkret durch das Vertrauensdienstgesetz (VDG) gewährleistet, dass die eIDAS-Vorschrift in deutsches nationales Recht umsetzt und die technischen Anforderungen an Dienstleister von z. B. elektronischen Signaturen regelt.

Irrtum Nr. 2: Elektronische Signaturen sind nicht genauso rechtsverbindlich wie handschriftliche Unterschriften

Dieser Irrglaube besteht seit dem Aufkommen der Technologie für elektronische Signaturen, wird jedoch durch die neuesten technischen Fortschritte in Bezug auf die Identitätsrückverfolgung und den Prozess der Authentifizierung widerlegt. Inzwischen gibt es zahlreiche E-Signatur-Lösungen, die sich auf eine Vielzahl von Technologien stützen. Diese stellen sicher, dass die elektronische Signatur eines Dokuments genauso rechtsverbindlich ist wie eine herkömmliche Unterschrift.

In Deutschland etwa gelten für elektronische Unterschriften die gleichen Prinzipien wie für die Rechtsverbindlichkeit von herkömmlich unterschriebenen Dokumenten. Die elektronische Unterschrift darf sich beispielsweise wie die Papier-Urkunde in bestimmen Fällen auf den sogenannten „Anschein der Echtheit“ stützen.

Irrtum Nr. 3: Elektronische Signaturen und digitale Signaturen sind dasselbe

Auch das ist so nicht richtig. Obwohl sie vom Konzept her ähnlich sind, unterscheiden sich digitale von elektronischen Signaturen. Eine elektronische Signatur ist ein rechtliches Konzept, das die Absicht einer Person betrifft, eine rechtsverbindliche Vereinbarung oder einen Vertrag zu unterzeichnen.

Der Begriff „digitale Signatur“ bezieht sich hingegen auf die konkrete Technologie, die einen sogenannten virtuellen Fingerabdruck erzeugt und digitale Verträge ermöglicht. Mit ihr ist eine Transaktion eindeutig einer Einzelperson oder einem Unternehmen zuzuordnen. Digitale Signaturen basieren auf der Public-Key-Verschlüsselung und nutzen kryptographische Verfahren, um die Authentizität eines signierten Dokuments zu überprüfen.

Im Gegensatz zur elektronischen Signatur erfasst eine digitale Signatur nicht per se die Absicht einer Person, ein Dokument zu unterzeichnen. In Verbindung mit einer Anwendung für elektronische Signaturen jedoch, bietet die digitale Signaturtechnologie zusätzliche Sicherheit für elektronisch signierte Daten.

Irrtum Nr. 4: E-Signaturen lassen sich nur schwer oder gar nicht zurückverfolgen

Von allen Irrtümern über elektronische Signaturen ist dieser wohl am weitesten von der Realität entfernt. Sichere Lösungen für elektronische Signaturen sind nicht nur rechtsverbindlich, sondern auch in der Lage, den Benutzer vor dem elektronischen Unterzeichnen zu authentifizieren. Das Ergebnis der Authentifizierung wird mit der E-Signatur und dem unterzeichneten Dokument verknüpft.

Es ist dabei wichtig, eine Lösung zu finden, die mehrere Authentifizierungsmethoden unterstützt und so die Flexibilität bietet, verschiedene Authentifizierungsschritte in derselben Transaktion durchzuführen. Gleichzeitig sollte sie auch den genauen Anforderungen eines Unternehmens entsprechen. Elektronische Signaturen tragen zu einer besseren Compliance bei, da sie einen digitalen Prüfpfad der Transaktion beinhalten. Dies stellt eine enorme Verbesserung gegenüber herkömmlichen Unterschriften auf Papier dar, bei denen Details darüber, wer in welcher Reihenfolge, wann und wo unterzeichnet hat, nicht ohne weiteres nachvollziehbar sind.

Irrtum Nr. 5: Komplexe Verträge mit E-Signatur im Finanzbereich erfordern kein menschliches Zutun mehr

Das ist falsch. In Anbetracht der Herausforderungen des letzten Jahres und der erzwungenen Abkehr vom persönlichen Kontakt in den Filialen, war die Verbreitung digitaler Dienste in erster Linie eine Notwendigkeit, um die Kontinuität geschäftlicher Abläufe sicherzustellen. Trotz der wachsenden Möglichkeiten, die künstliche Intelligenz heute bietet, muss die menschliche Interaktion bei bestimmten Dienstleistungen – wie etwa Kreditvergaben, Vermögensverwaltung oder Hypothekenverträgen – weiterhin im Mittelpunkt stehen. Mithilfe digitaler Technologien im Bereich der Kundenbetreuung wird die menschliche Interaktion, die zum Verständnis komplexer Finanzdokumente erforderlich ist, nahtlos in die Ausgestaltung finanztechnischer Vertragsprozesse integriert.

So umfassen digitale Kundenbetreuungslösungen Funktionen wie integrierte elektronische Signaturen, webbasierte Videokonferenzanwendungen und Kollaborationsfunktionen, die persönliche Gespräche ermöglichen und wichtige finanzgeschäftliche Vorgänge abschließen. Indem sie anspruchsvollen Prozessen eine menschliche Note verleihen, erleichtern diese Technologien die sichere und direkte Interaktion zwischen Finanzdienstleistern und ihren Kunden. Somit können auch komplexe Verträge einfach erklärt werden.

Fazit

Nachdem diese Irrtümer nun ausgeräumt sind, ist klar: Die Einführung von E-Signatur-Technologien kann Unternehmen dabei helfen, Kunden zu binden und Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Dies gilt gerade jetzt, da Homeoffice sich immer weiterverbreitet. Elektronische Signaturen machen Vertragsabschlüsse nicht nur schneller und einfacher, sondern bieten auch mehr Transparenz, ein höheres Maß an Sicherheit und ein besseres Erlebnis für den Kunden.

Autor: Hagen Pollmüller, DACH Regional Strategy Director bei OneSpan