Datenschutzkonform trotz eAU – Darauf sollten Arbeitgeber jetzt achten

Seit dem 1. Januar 2023 entfällt für Arbeitnehmer die Pflicht, dem Arbeitgeber ein ärztliches Testat über eine festgestellte Arbeitsunfähigkeit zukommen zu lassen. Stattdessen müssen Arbeitgeber den „gelben Schein” selbständig bei den Krankenkassen ihrer Beschäftigten anfordern, wenn sie von einem Mitarbeitenden über eine krankheitsbedingte Abwesenheit informiert wurden.

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) macht für den Arbeitnehmer vieles einfacher. Auf Unternehmensseite bleiben aber noch viele Fragen offen. Worauf also müssen Arbeitgeber bei der Auswahl von technischen Lösungen für eine eAU achten?

1. Gesundheitsdaten erfordern maximale Sicherheit

Gesundheitsdaten sind besonders sensible, personenbezogene Daten, die nach der DSVGO Art. 9 Abs. 1 DSGVO geschützt werden müssen. Daher sollten Unternehmen darauf achten, dass die technischen Grundlagen für eine sichere, datenschutzkonforme Übertragung gewährleistet sind.

Eine durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sowohl der Nachricht als auch der angehängten Bescheinigung, ist dabei unerlässlich, um die Informationen zuverlässig vor einem unberechtigten Zugriff Dritter zu schützen.

2. Datenverarbeitung in Deutschland

Grundsätzlich empfiehlt es sich, bei der Wahl der Dienstleister auf deutsche Anbieter zu setzen, die ihre Dienste über deutsche Hochsicherheits-Rechenzentren hosten und die Daten dort verarbeiten. Bei Anbietern aus Drittländern besteht das Risiko, dass die Richtlinien der DSGVO nicht berücksichtigt werden und das hohe Schutzniveau nicht garantiert werden kann.

3. Minimaler Empfängerkreis

Wer die Daten der eAU digital versendet, sollte den Empfängerkreis möglichst klein halten, damit die Informationen nur diejenigen erreichen, für die sie auch wirklich relevant sind – also Human Ressources. Durch zusätzliche Sicherheitsmechanismen, wie beispielsweise die Eingabe der Empfänger-Adresse oder eine Zwei-Faktor-Authentifizierung ist die Vertraulichkeit der zu verarbeitenden Daten sichergestellt.

4. Die erfolgte Bereitstellung bestätigen

Das Gesetz fordert nicht nur, die eAU sicher zuzustellen. Lösungen müssen auch die Beteiligten benachrichtigen, dass sie das Dokument erfolgreich bereitgestellt und übermittelt haben. Auch diese Nachricht dürfen nur Personen erhalten, die an dem Prozess beteiligt sind, also die Personalabteilung im Unternehmen, die betroffenen Mitarbeitenden und die Krankenkasse. Dies sollte automatisch und hinreichend sicher verschlüsselt erfolgen.

5. Automatisiert an das Bestandssystem angebunden

Die erforderlichen Maßnahmen, um die eAU einzuführen, sollten Unternehmen zum Anlass nehmen, die Prozesse und Abläufe in ihren Personalabteilungen insgesamt zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Auch abseits der gesetzlich geforderten neuen Regeln schlummern hier möglicherweise Potenziale für eine weitere sichere und intelligente Automatisierung, um die Abläufe insgesamt effizienter und datenschutzkonform zu gestalten.

Vor dem Hintergrund der eAU allerdings ist es besonders wichtig, dass die Daten automatisiert und schnell an die HR-Abteilungen geleitet werden und nach dem Eingang sicher weiterverarbeitet werden können.

Die eAU bereitet vielen Unternehmen noch Kopfzerbrechen. Sie ist jedoch eine Chance, Prozesse sowohl effizient und zukunftssicher zu gestalten und die Integrität und Vertrauenswürdigkeit der übermittelten Daten zu gewährleisten.

Autor: Ari Albertini, CEO bei FTAPI Software GmbH