Für die meisten Unternehmen gehören die E-Mail-Systeme heute zu den geschäftskritischen Anwendungen. Daher steht für viele Unternehmen ein Umstieg auf ein neues E-Mail-System ganz oben auf der Tagesordnung. Die Einführung eines neuen E-Mail-Systems ist allerdings nicht immer problemlos möglich, da große Mengen bestehende E-Mails zu übernehmen sind. Die Lösung ist ein gemeinsames Angebot von GFT inboxx und Microsoft, mit dem die Migration auf Microsoft Exchange 2007 wesentlich schneller und sicherer durchgeführt werden kann. 

Die Kommunikationsinfrastruktur, insbesondere E-Mail, gehört zu den unternehmenskritischen Systemen. Fast alle Geschäftsprozesse sind vom zuverlässigen Funktionieren abhängig. Nachdem viele E-Mail-Systeme in die Jahre gekommen sind und heutige Anforderungen nicht mehr erfüllen, steht in vielen Unternehmen die Einführung einer neuen Softwaregeneration an, die mehr Funktionen, höheren Bedienkomfort und Sicherheit bietet. Auch die Einführung eine compliance-gerechten Archivierung der E-Mail-Kommunikation ist ein Motor für die Ablösung alter E-Mail-Infrastrukturen. Die Migration auf ein neues E-Mail-System lässt sich in den meisten Fällen mit den bisherigen Mitteln nicht ohne Probleme durchführen. Der laufende Betrieb des Unternehmens darf durch die Umstellung nicht gestört werden. Außerdem muss ausgeschlossen werden, dass dabei wichtige Nachrichten verloren gehen oder nach der Umstellung nicht mehr auffindbar sind.

Um den Umstieg zu erleichtern und diese Probleme zu vermeiden, haben GFT inboxx und Microsoft ein gemeinsames Angebot zur Migration des E-Mail-Systems geschaffen. Das Angebot richtet sich an Nutzer von anderen E-Mail-Systemen als Microsoft Exchange, die auf Microsoft Exchange 2007 umsteigen möchten. Auch für die Migration von Microsoft Exchange 2003 auf Microsoft Exchange 2007 entstehen deutliche Vorteile. Das gemeinsame Angebot umfasst Lizenzen für Microsoft Exchange 2007 und inboxx mail sowie die Beratungsdienstleistungen, die bei der Migration notwendig sind. 

Mit Hilfe von GFT inboxx lassen sich die E-Mails in aktuell relevante E-Mails - dem sogenannten „Working Set“ - und weniger häufig genutzte E-Mails trennen. Die weniger häufig genutzten E-Mails werden direkt, also ohne den Umweg über das Microsoft Exchange System -  in inboxx mail archiviert und sind damit rechtssicher und langfristig verfügbar. Über das Retention Management von inboxx mail können bei der Migration Aufbewahrungsfristen für die archivierten E-Mails gesetzt werden.

Bei der Archivierung in inboxx mail werden Dubletten bei E-Mails und Anhängen entfernt und durch eine intelligente Verlinkung im Archiv ersetzt. So geht nichts verloren, aber das Datenvolumen der archivierten E-Mails nimmt drastisch ab. Oftmals sind Volumeneinsparungen von bis zu 80% möglich.

Der Working Set wird direkt auf die Microsoft Exchange Plattform migriert und steht dort sofort zur Verfügung. Auf archivierte E-Mails kann über eine Erweiterung im Microsoft Outlook oder den Outlook Web Access einfach und elegant zugegriffen werden. Auf diese Weise erfolgt der Umstieg auf das neue E-Mail-System schnell und effizient, ohne den laufenden Betrieb zu behindern.

Das Working Set der E-Mails entspricht typischerweise 10-20% des Gesamtvolumens. Da nur er in der eigentlichen Systemmigration verarbeitet werden muss, sinken der Zeit- und Arbeitsaufwand sowie das Risiko für die Systemumstellung drastisch. Das senkt die Kosten der Umstellung erheblich.

„Das gemeinsame Angebot von Microsoft und GFT inboxx sorgt für eine deutlich schnellere und kostengünstigere Migration auf die leistungsstarke Microsoft Exchange 2007 Plattform“, erläutert Jürgen Obermann, CEO von GFT inboxx. „In vielen Unternehmen existiert bisher keine geordnete langfristige Ablage der elektronischen Post. Deshalb gibt die gleichzeitige Einführung unseres E-Mail-Archivs mit dem E-Mail-System nicht nur Vorteile bei der Migration sondern die Kunden bekommen quasi als Nebeneffekt Rechtssicherheit bei der Erfüllung von Compliance-Auflagen.“

Die bei der Archivierung erzielten direkten Einsparungen liefern einen erheblichen Beitrag zur Refinanzierung der neuen E-Mail-Infrastruktur. Darüber hinaus senkt die E-Mail-Archivierung mit inboxx mail die Betriebskosten für die E-Mail-Infrastruktur nachhaltig. Durch diese Einsparungen amortisiert sich das Konzept sehr schnell. Darüber hinaus bietet die gemeinsame Initiative besonders günstige Lizenzkonditionen für Microsoft Exchange und inboxx mail.

Mehr Informationen zur GFT inboxx GmbH finden Sie unter www.gftinboxx.com.

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